Một quán đơn lẻ đặt đồng phục gần như không gặp rắc rối gì: đếm đủ người, chọn mẫu, đặt một lần là xong. Rắc rối bắt đầu từ điểm bán thứ hai, khi hai nơi đặt hai đợt khác nhau và khách đứng giữa hai chi nhánh nhận ra hai sắc áo. Đồng phục chuỗi cafe là bài toán quản lý nhiều hơn là bài toán thẩm mỹ.
Vấn Đề Chỉ Xuất Hiện Từ Điểm Bán Thứ Hai
Với một điểm bán, mọi thứ có thể giải quyết bằng trí nhớ của người quản lý. Từ điểm thứ hai trở đi, trí nhớ không còn đủ: mỗi nơi tự đặt theo cách hiểu riêng, tự chọn nơi may gần nhà, tự quyết định ai mặc tạp dề nào. Sau một năm, ba chi nhánh có ba bộ đồng phục hơi khác nhau mà không ai cố ý làm vậy.
Hậu quả không chỉ nằm ở hình ảnh. Khi nhân sự luân chuyển giữa các điểm, áo mặc ở nơi này không dùng được ở nơi kia, và văn phòng phải cấp bù thêm. Chi phí phát sinh đó ít khi được ghi nhận vì nó rải rác thành nhiều khoản nhỏ trong cả năm.
Lệch Màu Giữa Các Đợt Đặt Là Rủi Ro Lớn Nhất
Vải được nhuộm theo lô. Hai lô cùng mã màu vẫn có thể chênh nhau một chút, và mắt người nhận ra rất rõ khi hai chiếc áo đứng cạnh nhau sau quầy. Đây là lý do chuỗi nên đặt tập trung theo đợt lớn thay vì để từng điểm tự đặt lẻ khi thiếu.
Nếu buộc phải đặt nhiều đợt, hãy ghi vào hợp đồng yêu cầu giữ nguyên lô nhuộm hoặc báo trước khi đổi lô, kèm theo một mẩu vải đã ký nháp lưu ở văn phòng. Một cách khác là mua dự trữ vải cùng lô ngay từ đầu và gửi xưởng giữ, cần đến đâu may đến đó.
Tài Liệu Chuẩn Trang Phục Gồm Những Gì
Một trang giấy là đủ cho phần lớn chuỗi vừa. Trên đó ghi: mã vải và mã màu từng món, kiểu tạp dề cho từng vị trí, vị trí và kích thước logo tính bằng xăng-ti-mét từ đường vai, tên nhà cung cấp được duyệt, và số bộ cấp cho mỗi đầu người. Kèm ảnh chụp mặt trước và mặt sau của bộ chuẩn.
Tài liệu này gửi cho quản lý từng điểm và gửi cả cho xưởng may. Khi có tranh luận về việc “lần trước may không như thế này”, nó là thứ hai bên cùng nhìn vào thay vì tranh nhau nhớ lại. Không có nó, mỗi lần đặt lại là một lần thương lượng từ đầu và kết quả trôi dần theo từng đợt.
Ai Giữ Kho Đồng Phục Khi Có Nhiều Điểm Bán
Có hai cách làm. Giữ kho tập trung ở văn phòng giúp kiểm soát tồn và tránh đặt thừa, nhưng chậm khi điểm bán cần gấp. Giữ một lượng nhỏ tại từng điểm thì nhanh, nhưng dễ thất lạc và khó biết tổng tồn thật sự còn bao nhiêu.
Cách dung hoà thường thấy là để tại điểm bán một số áo ở các size phổ biến, đủ cho nhân sự mới vào làm ngay, phần còn lại giữ ở kho chung. Riêng tạp dề và mũ nên để dư nhiều hơn tại điểm, vì đây là những món bẩn nhanh và hao nhiều nhất trong ca.
Bàn Giao Và Thu Hồi Khi Nhân Viên Nghỉ Việc
Ngành đồ uống có tỉ lệ thay người cao, nên quy ước bàn giao đồng phục cần rõ từ ngày nhận việc. Nên ghi trong biên bản bàn giao: cấp bao nhiêu món, món nào thu hồi, món nào không thu, và tình trạng chấp nhận được khi trả. Cách này tránh được phần lớn tranh luận lúc nhân viên nghỉ.
Áo thu hồi còn dùng được nên được giặt kỹ, kiểm lại đường may và hình in rồi mới nhập lại kho. Áo đã bạc màu hoặc bong logo thì không nên cấp tiếp, vì một người mặc áo cũ đứng cạnh đồng nghiệp mặc áo mới phá hỏng đúng thứ bộ đồng phục được đặt ra để tạo.
Mở Điểm Bán Mới Cần Đặt Trước Bao Lâu
Đồng phục hay bị xếp cuối danh sách chuẩn bị khai trương, rồi thành thứ gấp nhất. Cách làm an toàn là lập lịch ngược từ ngày mở cửa: chốt số nhân sự và size trước, sau đó tới thời gian may, thời gian in thêu, và cộng thêm một khoảng dự phòng cho việc đổi size.
Khoản dự phòng này quan trọng hơn vẻ, vì danh sách nhân sự của một điểm bán mới hầu như luôn thay đổi đến sát ngày mở. Đặt dư vài bộ ở size phổ biến rẻ hơn nhiều so với chạy đơn lẻ gấp, chưa kể đơn lẻ gần như chắc chắn rơi vào lô nhuộm khác.
Nhượng Quyền Thì Ràng Buộc Đồng Phục Ra Sao
Khi điểm bán do đối tác vận hành, bên nhượng quyền nên giữ quyền chỉ định nhà cung cấp đồng phục hoặc ít nhất quyền duyệt mẫu trước sản xuất. Điều khoản này nên nằm trong hợp đồng nhượng quyền cùng với các chuẩn nhận diện khác, không để thành thoả thuận miệng.
Cụ thể hơn, nên tách rõ hai nhóm: món bắt buộc đồng nhất toàn hệ thống, và món để điểm bán tự quyết. Thông thường, tạp dề đồng phục in logo và mũ đồng phục cho nhân viên quán thuộc nhóm bắt buộc, còn áo mặc trong có thể linh hoạt theo thời tiết từng vùng.
Cuối cùng là chuyện giặt. Mỗi chi nhánh giặt một kiểu là nguyên nhân âm thầm khiến màu áo lệch nhau sau vài tháng, dù ban đầu cùng lô. Hãy yêu cầu xưởng may nhãn bảo quản theo hệ ký hiệu ISO 3758 vào từng chiếc, và dán một bản hướng dẫn giặt ở khu thay đồ của mọi điểm bán. Nếu quán phục vụ cả đồ ăn, nhóm trang phục cho bộ phận phục vụ có sẵn các món ghép bộ tương ứng.
Còn một khoản nên viết vào hợp đồng nhượng quyền: ai trả tiền đồng phục và ai chịu chi phí khi bên nhượng quyền đổi nhận diện giữa chừng. Đây là chỗ hay gây căng thẳng nhất giữa hai bên, vì đối tác thường vừa bỏ tiền may một lô cách đó vài tháng và không muốn thay tiếp trong cùng năm.
Ngân Sách Đồng Phục Tính Theo Năm Hay Theo Đợt
Chuỗi nhỏ thường coi đồng phục là khoản chi một lần lúc mở điểm, rồi sau đó mọi lần bổ sung đều thành chi phát sinh không ai dự trù. Cách nhìn hợp lý hơn là tính theo năm: số nhân sự trung bình nhân với số bộ mỗi người, cộng thêm phần hao do nghỉ việc và do hỏng. Con số đó ổn định hơn nhiều và dễ đưa vào kế hoạch.
Khi đã có con số theo năm, việc đặt tập trung một hoặc hai đợt trở nên tự nhiên. Đợt lớn đầu năm phủ phần lớn nhu cầu, đợt giữa năm bù cho điểm bán mới và cho phần hao thực tế. Cách chia này vừa giữ được lô nhuộm, vừa tránh cảnh mỗi tháng lại có một đơn lẻ vài chiếc với giá cao hơn hẳn.
Phần hao đáng theo dõi riêng là tạp dề và mũ. Hai món này bẩn nhanh, mất nhanh và gần như không thu hồi được khi nhân viên nghỉ. Ghi riêng số lượng cấp và số lượng còn lại của hai món này theo quý sẽ cho biết định mức đang đặt là thừa hay thiếu, thay vì phải đoán.
Với chuỗi đang tăng trưởng, nên cộng thêm một khoản dự phòng cho khả năng đổi nhận diện. Không phải để đổi ngay, mà để khi ban điều hành quyết định làm mới thương hiệu thì bộ phận vận hành không phải xin thêm ngân sách giữa năm và trì hoãn việc thay đồ ở các điểm bán.
Khi chuỗi mở rộng ra tỉnh khác, khâu vận chuyển và lưu kho đồng phục bắt đầu ảnh hưởng tới chính chất lượng áo. Áo gấp trong thùng carton để nhiều tháng ở kho nóng sẽ hằn nếp gấp không giãn hết, và màu ở mép gấp nhạt hơn phần còn lại. Nếu phải trữ hàng, nên đóng theo cỡ, mỗi thùng một cỡ, dán nhãn ngoài thùng và kê cách sàn, tránh khu vực sát cửa cuốn nơi độ ẩm thay đổi liên tục.
Một việc nữa nên làm ngay từ đợt đặt đầu là chụp lại bộ ảnh chuẩn cho từng vị trí: pha chế, thu ngân, phục vụ. Bộ ảnh này gửi kèm khi mở điểm bán mới sẽ rút ngắn phần lớn thời gian giải thích qua tin nhắn, và giúp quản lý điểm bán mới biết chính xác nhân viên phải mặc thế nào trong ngày khai trương.
