Phần lớn tranh cãi sau một đơn đồng phục không nằm ở tay nghề may mà nằm ở những dòng chưa ai viết ra. Bên mua nghĩ báo giá đã gồm in logo, xưởng nghĩ đó là khoản tính riêng; bên mua nghĩ đổi cỡ là miễn phí, xưởng nghĩ chỉ đổi khi lỗi thuộc về mình. Bài viết này không nói về quy trình sản xuất hay cách chọn vải, mà tập trung vào phần thương thảo: đọc báo giá thế nào, chốt điều khoản gì, và giữ lại chứng cứ nào để xử lý khi hàng giao không đúng.

Hợp Đồng Đặt May Đồng Phục Cần Chốt Những Gì

Một đơn hàng may theo yêu cầu khác đơn mua hàng có sẵn ở chỗ sản phẩm chưa tồn tại lúc ký. Hai bên đang thoả thuận về một thứ chỉ có trên giấy, nên mọi điểm không ghi ra đều sẽ được mỗi bên tự hiểu theo hướng có lợi cho mình khi phát sinh chuyện.

Danh sách tối thiểu cần có mặt trong văn bản, dù là hợp đồng đầy đủ hay chỉ là một biên bản thoả thuận ngắn: phạm vi công việc và đơn vị tính, đơn giá kèm những gì đã bao gồm, mốc thanh toán, mốc giao hàng và cách xử lý khi trễ, tiêu chí nghiệm thu, thời hạn khiếu nại, và bên nào giữ rập cùng tệp thiết kế sau khi kết thúc.

Với đơn nhỏ, không cần bộ hồ sơ dày. Một trang giấy có đủ bảy mục trên, hai bên cùng ký và mỗi bên giữ một bản, đã đủ để tránh phần lớn tranh chấp thường gặp. Điều nguy hiểm không phải là hợp đồng ngắn, mà là thoả thuận chỉ tồn tại trong tin nhắn rời rạc rồi trôi mất khi người phụ trách của một bên nghỉ việc. Một trang giấy có chữ ký vẫn mạnh hơn nhiều so với vài chục tin nhắn thống nhất bằng miệng rồi gõ lại cho nhau.

Báo Giá Gồm Những Gì Và Không Gồm Những Gì

Hai báo giá chênh nhau đáng kể thường không phải vì một bên rẻ hơn, mà vì hai bên đang báo hai phạm vi khác nhau. Muốn so được, phải quy về cùng một phạm vi trước khi nhìn con số.

Đơn vị tính: giá theo bộ hay theo từng chiếc áo và quần riêng. Đây là chỗ gây hiểu nhầm lớn nhất và cũng dễ kiểm nhất.
Số vị trí trang trí đã bao gồm: một vị trí logo hay hai, ngực trái có tính riêng với lưng áo hay không.
Chi phí làm mẫu: có tính tiền bộ mẫu duyệt hay không, và nếu có thì được trừ vào đơn hàng chính hay không.
Nhãn mác và bao gói: nhãn hướng dẫn giặt, nhãn cỡ, túi đựng từng bộ, phân túi theo phòng ban.
Vận chuyển và địa điểm giao: giao tới một điểm hay nhiều điểm, có bốc dỡ lên tầng hay không.
Thuế và hoá đơn: đơn giá đã gồm thuế chưa, xuất hoá đơn theo từng đợt giao hay một lần cuối.

Cách làm gọn cho bên mua: soạn sẵn bảng sáu dòng trên rồi gửi cùng lúc cho các xưởng, yêu cầu điền vào đúng bảng đó thay vì nhận báo giá theo mẫu riêng của từng nơi. Việc này tốn nửa buổi nhưng loại bỏ được gần hết các khoản phát sinh về sau, vì mọi thứ chưa ghi trong bảng đều mặc nhiên là chưa bao gồm.

Hàng cấp cho khối sản xuất còn một dòng nữa nên có trong bảng: chế độ giặt mà lô hàng phải chịu được. Bộ ISO 15797 quy định các quy trình giặt và sấy công nghiệp dùng để thử quần áo bảo hộ, mỗi quy trình mang một mã riêng; còn phần ký hiệu in lên nhãn giặt công nghiệp lại thuộc một bộ khác là ISO 30023. Đưa mã quy trình vào bảng yêu cầu rồi chép đúng mã đó sang phiếu giao cho nhà giặt là cách khớp hai đầu với nhau. Đặt hàng chịu được giặt công nghiệp trong khi nhà giặt chạy ở chế độ khác thì lô hàng hỏng sớm, và không bên nào giải thích được vì sao.

Các Khoản Phát Sinh Hay Gặp Sau Khi Đã Chốt Đơn

Phát sinh không phải dấu hiệu xưởng làm ăn thiếu đàng hoàng. Phần lớn đến từ những thay đổi mà chính bên mua đề nghị sau khi đã chốt, ở thời điểm chi phí sửa đã khác hẳn.

Đổi cỡ là khoản phổ biến nhất. Nếu thay đổi diễn ra trước lúc trải vải và cắt thì chi phí gần như bằng không; sau khi đã cắt thì phần thân áo coi như cố định và mỗi chiếc đổi cỡ là một chiếc may mới. Vì vậy nên hỏi rõ mốc chốt bảng cỡ và ghi mốc đó vào thoả thuận, kèm quy định ai chịu chi phí cho phần thay đổi sau mốc.

Thêm màu là khoản đắt thứ hai và hay bị đánh giá thấp. Mỗi màu bổ sung kéo theo một đợt chuẩn bị riêng, và nếu số lượng của màu đó ít thì đơn giá cho riêng phần ấy đội lên rõ rệt. Khi ngân sách eo hẹp, giữ một màu thân áo rồi phân biệt phòng ban bằng chi tiết nhỏ thường rẻ hơn nhiều so với chia thành ba màu.

Thêm vị trí logo cũng vậy. Mỗi vị trí là một lần thao tác riêng trên từng chiếc, nên chi phí tăng theo số vị trí nhân số lượng chứ không phải một khoản cố định. Ngoài ba khoản trên, các mục hay bị bỏ sót gồm: phí gấp rút khi đẩy lịch lên, phí tách đợt giao ngoài số đợt đã thoả thuận, và phí lưu kho nếu bên mua chưa nhận hàng đúng hẹn.

Điều Khoản Đặt Cọc Và Lịch Thanh Toán

Xưởng may cần tiền cọc vì phải mua vải trước, và vải đã cắt theo rập của một khách thì không bán lại cho khách khác được. Bên mua thì cần giữ lại một phần tiền để có đòn bẩy khi hàng giao thiếu hoặc sai. Điều khoản thanh toán tốt là điều khoản cân được hai nhu cầu đó.

Cấu trúc thường dùng chia làm ba mốc thay vì hai. Mốc đầu đặt cọc khi ký, đủ để xưởng mua vải. Mốc giữa thanh toán khi bộ mẫu được duyệt và bên mua xác nhận vào chuyền. Mốc cuối thanh toán sau khi nhận đủ hàng và ký biên bản nghiệm thu. Cách chia ba mốc giúp bên mua không phải trả trước quá nhiều mà xưởng vẫn không phải ứng vốn toàn bộ.

Hai điểm nên ghi rõ kèm theo. Thứ nhất, mốc cuối gắn với biên bản nghiệm thu chứ không gắn với ngày giao hàng, vì hàng đã giao chưa chắc đã đạt. Thứ hai, nếu đơn chia nhiều đợt giao thì nói rõ thanh toán theo từng đợt hay dồn về cuối, kèm quy định hoá đơn xuất theo đợt nào.

Về chậm giao, thay vì đưa ra một khoản phạt khó thực thi, cách dùng được hơn là gắn mốc giao với một hệ quả cụ thể: giữ lại phần thanh toán cuối cho tới khi đủ hàng, hoặc thoả thuận trước rằng bên mua được từ chối nhận nếu quá một mốc nhất định vì lô hàng dùng cho sự kiện có ngày cố định.

Trách Nhiệm Khi Hàng Giao Sai So Với Mẫu Đã Duyệt

Muốn quy trách nhiệm thì phải có chuẩn để so. Chuẩn đó là bộ mẫu đã ký duyệt cùng bảng thông số kèm theo, và cả hai bên phải cùng giữ một bản. Không có bộ mẫu lưu thì mọi tranh luận về form dáng đều trở thành chuyện cảm nhận, và bên mua gần như luôn ở thế yếu.

Cần phân biệt hai loại sai lệch vì cách xử lý khác nhau. Loại thứ nhất là sai lệch nằm trong dung sai đã thoả thuận, thuộc về đặc tính của nghề may và không phải lỗi. Loại thứ hai là sai khác về bản chất: khác mã vải, thiếu vị trí logo, sai màu so với mẫu vải đã chốt, sai kiểu cổ. Loại thứ hai không có dung sai, và bên bán phải làm lại.

Vì vậy trong thoả thuận nên ghi sẵn ba dòng: mức dung sai số đo được chấp nhận, cách đo để đối chiếu, và cách xử lý khi vượt ngưỡng. Cách đo quan trọng ngang mức dung sai, vì đo áo trải phẳng trên mặt bàn và đo áo đang mặc trên người cho ra hai kết quả khác nhau.

Mức dung sai cũng nên là con số. Trong ngành may đồng phục, mức hai bên thường chấp nhận là 1 cm cho các số đo dưới 50 cm và 2 cm cho các số đo lớn hơn, đo trên áo trải phẳng. Riêng phần co rút sau giặt thì đã có sẵn quy trình lấy số: ISO 3759 yêu cầu đánh dấu các cặp mốc lên mẫu trước khi giặt, và số đo lấy đúng giữa hai mốc đó cả trước lẫn sau. Ghi cả ba thứ vào thoả thuận thì lần tranh luận về việc áo có bị co hay không đã có chỗ để tra lại.

Khi phát hiện sai, việc cần làm ngay là lập biên bản có ảnh chụp kèm thước nằm trong khung hình, ghi rõ số lượng chiếc bị ảnh hưởng và cỡ nào, rồi gửi cho xưởng trong thời hạn đã thoả thuận. Biên bản lập muộn thì dù đúng cũng khó đòi, vì bên bán có quyền đặt câu hỏi hàng đã qua tay ai trong khoảng thời gian đó.

Thời Hạn Khiếu Nại, Đổi Trả Và Hàng May Bù

Đây là phần bên mua hay bỏ trống nhất, và cũng là phần gây thiệt hại rõ nhất khi có chuyện. Nếu hai bên không thoả thuận, quy định pháp luật về mua bán hàng hoá vẫn đặt sẵn thời hạn khiếu nại tính từ ngày giao hàng, và luật tách riêng thời hạn cho khiếu nại về số lượng với khiếu nại về chất lượng. Nội dung cụ thể nằm trong Luật Thương mại năm 2005, phần về hợp đồng mua bán hàng hoá.

Vấn đề thực tế là đồng phục thường phát cho nhân sự rồi mới lộ lỗi, và khoảng cách giữa ngày nhận kho với ngày người mặc phát hiện lỗi có thể kéo dài hàng tháng. Cách khép khoảng cách đó là kiểm ngay khi nhận theo tỉ lệ mẫu ngẫu nhiên chia đều các cỡ, thay vì chỉ đếm số thùng rồi ký nhận.

Danh sách kiểm nên gồm bốn thứ, làm trên chính những chiếc lấy mẫu: số đo thành phẩm so với bảng đã duyệt, đường may ở vai và nách, phụ kiện gồm khoá kéo và nút áo, và nhãn hướng dẫn giặt đã in đúng chưa. Bốn thứ này chiếm phần lớn số lỗi phát hiện muộn.

Về hàng may bù, nên ghi rõ ngay từ đầu: xưởng may bù trong bao nhiêu ngày kể từ khi nhận biên bản, chi phí vận chuyển hàng bù do bên nào chịu, và hàng lỗi trả về hay giữ lại. Với đơn dùng cho ngày cố định, nên đặt dư một tỉ lệ nhỏ ở các cỡ phổ biến để có cái mặc trong lúc chờ hàng bù, thay vì trông cậy vào tốc độ xử lý của xưởng.

Bảo Lưu Rập Và Điều Kiện Cho Đợt Đặt Sau

Doanh nghiệp nào cũng có đợt đặt bù: tuyển thêm người, đồng phục cũ hỏng, mở thêm điểm bán. Chi phí của đợt bù phụ thuộc gần như hoàn toàn vào việc lần đặt đầu có chốt điều khoản này hay không.

Ba câu cần hỏi và ghi vào văn bản. Xưởng có lưu rập kèm mã đơn hàng không và lưu trong bao lâu. Bên nào sở hữu tệp thiết kế và mẫu thêu đã số hoá sau khi đơn kết thúc. Có giữ lại một lượng vải cuối cùng một mẻ nhuộm để dành cho đợt sau hay không, và ai trả chi phí lưu lượng vải đó.

Ba câu này giải quyết ba rủi ro khác nhau. Không lưu rập thì đợt sau phải chạy lại toàn bộ vòng dựng và duyệt. Không giữ tệp thiết kế thì đổi nhà cung cấp là phải dựng lại từ đầu. Không giữ vải cùng mẻ thì bộ đặt bù đứng cạnh bộ cũ sẽ lệch tông thấy được, và đó là thứ khó chấp nhận nhất với đồng phục vốn tồn tại để tạo sự đồng bộ.

Với đơn vị đặt nhiều nhóm hàng cùng lúc, nên chốt các điều khoản này một lần cho cả gói thay vì làm riêng từng loại. Danh mục đồng phục theo từng khối bộ phận gồm nhiều nhóm dùng chung một bộ nhận diện, từ đồng phục công sở cho khối văn phòng tới đồng phục bảo hộ lao động cho khối sản xuất, và áo thun đồng phục sự kiện dùng cho các dịp không cần trang phục chính thức.

Câu Hỏi Thường Gặp Khi Thương Thảo Với Xưởng May

Đặt cọc bao nhiêu là hợp lý? Không có con số chung vì phụ thuộc vào giá trị vải phải mua trước và mức độ tin cậy giữa hai bên. Điều quan trọng hơn con số là chia thành nhiều mốc và gắn mốc cuối với biên bản nghiệm thu chứ không gắn với ngày giao.

Xưởng không chịu ký hợp đồng, chỉ trao đổi qua tin nhắn thì sao? Vẫn làm được nhưng phải gom các nội dung đã thống nhất vào một tin nhắn tổng hợp, yêu cầu bên kia xác nhận lại bằng văn bản, rồi lưu ảnh chụp màn hình kèm ngày. Thoả thuận rời rạc là thứ khó dùng nhất khi cần đối chiếu.

Có nên trả thêm tiền để làm bộ mẫu không? Nên, với mọi đơn số lượng lớn. Chi phí bộ mẫu thường nhỏ hơn nhiều so với chi phí sửa cả lô, và bộ mẫu đã ký còn là chuẩn đối chiếu khi hàng giao có vấn đề.

Hàng giao lệch màu nhẹ so với bộ mẫu thì có đòi được không? Tuỳ vào việc thoả thuận có ghi mức lệch màu chấp nhận được hay không. Nếu chưa ghi thì rất khó, vì lệch màu giữa hai mẻ nhuộm là chuyện có thật trong nghề. Đây là lý do nên chốt mã vải và mã màu vào văn bản ngay từ đợt đầu.

Nên giữ lại những gì sau khi đơn hàng kết thúc? Một bộ mẫu đã ký, một mảnh vải gốc chưa giặt, bảng thông số đã duyệt, mã đơn hàng để tra rập, và biên bản nghiệm thu. Năm thứ này chiếm rất ít chỗ trong tủ hồ sơ nhưng quyết định toàn bộ chi phí của lần đặt tiếp theo.

Trong số giấy tờ bên bán nộp kèm, tờ chứng nhận về chất có hại là tờ có thời hạn ngắn nhất. Giấy theo OEKO-TEX STANDARD 100 chỉ có hiệu lực một năm kể từ ngày cấp, và danh mục chất bị giới hạn của nhãn này được rà soát lại ít nhất mỗi năm một lần. Bản chụp nộp kèm hồ sơ vì thế phải xem ngày cấp rồi mới lưu, và với đơn hàng kéo qua hai năm thì thoả thuận nên ghi rõ bên bán có trách nhiệm nộp giấy mới khi giấy cũ hết hiệu lực.