Nhu cầu đặt may đồng phục đang tăng ở cả khối doanh nghiệp lẫn các nhóm, lớp, câu lạc bộ. Nhưng đặt may khác hẳn mua sẵn: bạn phải chốt mẫu, chốt vải, chốt bảng size và chốt tiến độ trước khi xưởng cắt vải. Bài viết này đi qua toàn bộ những thứ cần chốt để đơn hàng không phải sửa lại từ đầu.

Đặt May Đồng Phục Là Gì

Đồng phục là trang phục được may theo yêu cầu của một tổ chức, nhằm tạo nên hình ảnh nhận diện riêng cho tổ chức đó. Đặt may đồng phục là quá trình đặt hàng và gia công theo mẫu riêng, khác với mua quần áo may sẵn trên kệ.

Phạm vi đặt may rất rộng: áo thun nhóm, đồng phục công ty, đồng phục trường học, đồng phục y tế hay đồng phục bảo hộ lao động cho công trường. Mỗi nhóm có yêu cầu riêng về kiểu dáng, chất liệu và kích cỡ, nên không thể dùng chung một bảng rập cho tất cả.

Lý Do Doanh Nghiệp Cần Đặt May Đồng Phục

Đồng phục giúp khách hàng nhận ra nhân viên của doanh nghiệp ngay từ xa, điều rất có giá trị ở nơi đông người như công trường, siêu thị hay hội chợ. Với nội bộ, đồng phục xóa bớt khoảng cách về ăn mặc giữa các nhân viên, đồng thời giảm chi phí quần áo đi làm cho chính người lao động.

Đơn Nhỏ Cho Nhóm Và Cá Nhân

Đơn nhỏ thường do lớp học, nhóm bạn hoặc gia đình đặt, số lượng chỉ vài chục cái. Người đặt có thể tự thiết kế hoặc nhờ xưởng dựng mẫu. Đổi lại, đơn giá mỗi áo cao hơn đơn lớn và danh mục vải được chọn cũng hẹp hơn, vì xưởng chỉ giữ sẵn một số loại vải thông dụng.

Đơn Lớn Cho Tổ Chức

Với đơn số lượng lớn, xưởng thường dựng mẫu thử và duyệt từng bước trước khi cắt đại trà, vì sai sót ở quy mô này rất tốn kém. Bên đặt được chọn vải rộng hơn, được tính theo bậc số lượng và thường được giữ lại bảng rập để đặt bổ sung những đợt sau mà không lệch form.

Những Lưu Ý Khi Đặt May Đồng Phục

Nắm rõ báo giá, thành phần vải và thời gian giao hàng của xưởng trước khi đặt cọc.
Chốt mẫu bằng hình vẽ hoặc áo mẫu thật, không chốt bằng mô tả miệng.
Ghi rõ trong hợp đồng phần xử lý khi phát sinh thêm số lượng hoặc đổi size.
Tránh đặt sát dịp lễ Tết. Đây là cao điểm đơn hàng, xưởng dễ trễ tiến độ và khâu kiểm hàng bị rút ngắn.

Riêng đồng phục trường học còn phải tính thêm một điểm: học sinh đang tuổi phát triển nên bảng size cần rộng hơn và nên đặt sớm trước mùa tựu trường. Chi tiết từng nhóm hàng có trong mục đồng phục học sinh.

Xưởng Tính Giá Theo Những Cách Nào

Hiểu cách xưởng tính tiền giúp bạn đọc được báo giá thay vì chỉ so con số cuối. Cách thứ nhất là tính theo bậc số lượng: đơn giá giảm dần khi vượt các mốc nhất định. Nếu đơn của bạn đang nằm sát dưới một mốc, đặt thêm vài chiếc dự phòng có khi rẻ hơn tổng số tiền hiện tại, và bạn có luôn hàng dự phòng.

Cách thứ hai là tách riêng phí một lần. Tiền dựng rập, tiền làm khuôn in, tiền lập chương trình máy thêu đều là chi phí trả một lần cho cả đơn, không phụ thuộc số áo. Đây là lý do đơn nhỏ có đơn giá mỗi áo cao hơn hẳn, và cũng là lý do nên hỏi xưởng có giữ lại rập và khuôn cho lần đặt sau hay không – nếu có thì đợt hai sẽ rẻ hơn đáng kể.

Cách thứ ba là các khoản phát sinh. Đổi mẫu sau khi đã duyệt, thêm màu in, đổi size sau khi cắt vải, hoặc yêu cầu giao gấp đều có thể tính thêm. Hãy hỏi thẳng danh sách các khoản này ngay từ lúc báo giá; xưởng làm ăn nghiêm túc sẽ trả lời rõ, còn nơi né tránh câu hỏi thường là nơi phát sinh xuất hiện vào phút cuối.

Trước Khi Đặt May Cần Chuẩn Bị Những Gì

Chuẩn bị trước những hạng mục dưới đây giúp rút ngắn vài vòng trao đổi với xưởng.

Mẫu quần áo mong muốn, kèm ảnh tham khảo.
Chất liệu và định lượng vải cần dùng.
Bảng thông số size và số lượng từng size.
File logo đủ độ phân giải để in hoặc thêu.
Vị trí đặt logo và cách thể hiện: in lụa, in chuyển nhiệt hay thêu chỉ.
Màu sắc chủ đạo theo bộ nhận diện thương hiệu.
Mốc thời gian cần nhận hàng.

Lập Lịch Ngược Từ Ngày Cần Nhận Hàng

Phần lớn đơn hàng trễ không phải vì xưởng may chậm mà vì bên đặt duyệt chậm. Cách tránh là lập lịch ngược: đặt mốc ngày cần dùng trước, rồi trừ dần về phía sau. Trừ vài ngày cho vận chuyển và dự phòng đổi hàng lỗi, trừ tiếp thời gian sản xuất hàng loạt, trừ thời gian duyệt mẫu, trừ thời gian khảo sát cỡ, và mốc còn lại chính là hạn chót phải chốt mẫu.

Mốc quan trọng nhất trong chuỗi đó là ngày duyệt mẫu, vì mọi thứ phía sau đều chờ nó. Nên giao cho đúng một người quyền duyệt cuối cùng, thay vì gửi ảnh mẫu vào nhóm chat rồi chờ ý kiến tập thể. Rất nhiều đơn kéo dài thêm một hai tuần chỉ vì vòng góp ý không có người chốt.

Với đơn cần dùng vào dịp cố định như lễ khai trương, hội thao hay đầu năm học, hãy cộng thêm một khoảng dự phòng rộng hơn bình thường. Đó là lúc mọi xưởng đều đông đơn, và khoản dự phòng đó rẻ hơn nhiều so với phí giao gấp hoặc cảnh thiếu áo đúng ngày.

Điều Khoản Nên Ghi Vào Hợp Đồng Đặt May

Mọi tranh chấp về sau đều quy về đúng một câu hỏi: lô hàng này đang lệch so với cái gì. Vì vậy khi duyệt mẫu xong đừng chỉ chụp ảnh lại. Hãy may ba áo mẫu giống hệt nhau, bên đặt giữ một, xưởng giữ một, bản còn lại niêm phong kèm chữ ký hai bên và ngày duyệt. Đây là mẫu đối, và nó là căn cứ chắc chắn nhất khi cần so lô hàng thật với thứ đã chốt. Kèm theo mẫu đối nên có một mẩu vải cắt từ chính cây vải sẽ dùng để cắt lô.

Điều khoản về độ bền màu cần được viết vào hợp đồng, bởi lỗi này chỉ lộ ra sau vài lần giặt, tức là sau khi đã thanh toán xong. Thay vì viết chung chung rằng vải phải bền màu, nên ghi thẳng tên phép thử vào hợp đồng. Độ bền màu khi giặt được xác định theo ISO 105-C06, kết quả chấm bằng thang xám đối chiếu. Bên đặt chỉ cần yêu cầu xưởng nộp phiếu thử của lô vải kèm mức đạt là đã có căn cứ, và xưởng nhập vải chính ngạch thường có sẵn phiếu này.

Điều cuối cùng cần viết trước là chuyện đợt sau. Đồng phục hiếm khi đặt một lần rồi thôi, mà thường có người mới vào hoặc cần bù hàng hỏng. Hợp đồng nên nói rõ xưởng giữ rập và giữ thông tin lô vải trong bao lâu, và nếu đợt sau không còn đúng cây vải cũ thì xử lý ra sao. Cách làm thực tế là buộc xưởng gửi mẫu vải mới để bên đặt so với mẫu đối trước khi cắt, và bên đặt được quyền từ chối nếu lệch tông tới mức nhìn thấy dưới ánh sáng ban ngày. Thiếu điều khoản này thì đợt bổ sung sau rất dễ tạo ra một tổ mặc hai tông màu.

Nghiệm Thu Hàng Trước Khi Nhận

Đừng ký nhận cả lô chỉ vì đếm đủ số lượng. Nên lấy ngẫu nhiên mỗi size vài cái để kiểm: đo lại ba số đo chính so với bảng size đã duyệt, kéo thử đường may vai và nách, lật mặt trái xem đường vắt sổ có bỏ mũi hay không. So màu vải giữa các size dưới cùng một nguồn sáng, vì vải cắt từ hai cây khác lô nhuộm có thể lệch tông nhẹ.

Phần in và thêu cần kiểm riêng: logo có đúng vị trí trên mọi size không, chỉ thêu có bị rút chặt làm nhăn vải không, hình in có bị nứt khi kéo giãn nhẹ không. Giặt thử một áo mẫu trước khi phát cho toàn bộ nhân sự là cách nhanh nhất để phát hiện vải co rút hay phần in bong tróc. Trước khi giặt thử, hãy đọc nhãn bảo quản đi kèm lô hàng; bộ ký hiệu trên nhãn được quy ước thống nhất trong ISO 3758, thuộc nhóm tiêu chuẩn ISO về ký hiệu đồ họa, và nếu lô hàng về mà không có nhãn nào thì đó cũng là một thiếu sót nên yêu cầu bổ sung. Danh mục đầy đủ các nhóm hàng có trong mục đồng phục.

Nhìn lại toàn bộ quy trình, phần dễ nhất là may và phần khó nhất là ra quyết định. Đơn hàng nào có người chốt rõ ràng và có mốc thời gian ngược từ ngày cần dùng thì gần như không bao giờ trễ. Đơn hàng nào để mọi thứ trôi theo góp ý thì dù xưởng có tốt tới đâu cũng vẫn đến sát ngày mới xong.