Chủ quán thường hỏi nên chọn mẫu áo nào, trong khi câu hỏi tốn tiền nhất lại là đặt bao nhiêu bộ cho mỗi người và ghi gì vào hợp đồng với xưởng. Bài này đi vào phần đặt may đồng phục quán coffee ở góc độ vận hành: khi nào cần, đặt mấy bộ, chốt điều khoản gì và làm sao giữ đồng bộ khi mở thêm chi nhánh.

Khi Nào Một Quán Cafe Thật Sự Cần Đồng Phục

Với quán nhỏ chỉ một hai nhân viên, chi phí may đồng phục thường chưa cần thiết. Nhưng khi quán có không gian rộng hoặc mở thành chuỗi nhiều chi nhánh, đồng phục giúp khách phân biệt ngay ai là nhân viên giữa đám đông, rút ngắn thời gian chờ được phục vụ. Đây cũng là cách thể hiện quy mô và phong cách của quán mà không cần nói thêm lời nào.

Có ba dấu hiệu cho thấy đã đến lúc: khách phải hỏi “bạn ơi” vào khoảng không vì không biết ai là nhân viên; quán bắt đầu chia ca có người làm bán thời gian; hoặc quán chuẩn bị mở điểm thứ hai. Trước các mốc đó, tiền đổ vào đồng phục thường sinh lợi kém hơn đổ vào máy móc pha chế.

Tạp Dề Đáng Đầu Tư Hơn Áo

Nếu ngân sách hạn chế, hãy đầu tư vào tạp dề trước. Lý do rất thực tế: tạp dề là thứ hứng toàn bộ cà phê, sữa và si rô bắn ra trong ca làm, là thứ khách nhìn thấy đầu tiên khi đứng ở quầy, và cũng là món dễ thay nhất giữa ca vì không phải vào kho cởi áo.

Ba chi tiết đáng chốt khi đặt tạp dề: dây cổ điều chỉnh được để dùng chung cho người cao thấp khác nhau, dây lưng đủ dài để buộc ra trước bụng thay vì thắt sau lưng, và túi trước có vách ngăn cho bút, sổ và khăn lau. Túi không vách ngăn khiến nhân viên phải mò tìm mỗi lần ghi đơn, một việc nhỏ nhưng lặp lại hàng trăm lần mỗi ca.

Khu pha chế có bếp nóng hoặc lò nướng bánh thường được tách riêng sang nhóm đồng phục bếp vì yêu cầu về vải và kiểu tay áo khác với khu phục vụ. Đừng dùng chung một mẫu tạp dề cho cả hai khu vực chỉ vì tiện đặt hàng.

Số Bộ Cần Đặt Cho Mỗi Nhân Viên Theo Ca Làm

Đây là con số hay bị tính thiếu nhất. Nhân viên toàn thời gian làm sáu ngày một tuần cần tối thiểu ba áo và ba tạp dề, vì tạp dề gần như phải giặt mỗi ngày. Nhân viên bán thời gian ba ca một tuần thì hai bộ là đủ. Cách tính đơn giản là lấy số ca mỗi tuần chia cho hai rồi làm tròn lên.

Phần dự phòng của quán cafe khác văn phòng ở chỗ tỉ lệ nghỉ việc cao hơn nhiều và sinh viên làm thời vụ đổi liên tục. Nên giữ sẵn ít nhất hai bộ trống ở size phổ biến để người mới có đồ ngay buổi đầu, thay vì cho mặc áo của người cũ chưa giặt kỹ. Chính chi tiết này ảnh hưởng đến cảm nhận của nhân viên mới nhiều hơn chủ quán tưởng.

Ghi Gì Vào Hợp Đồng Với Xưởng May

Phần lớn quán chọn vải mềm, thấm hút tốt và có độ co giãn nhất định để nhân viên dễ thao tác. Cotton là sợi bông tự nhiên, mềm và ít gây kích ứng da nên được dùng nhiều nhất, nhưng cotton nguyên chất giữ nước lâu và khô chậm nên nhiều quán chuyển sang vải pha cotton với polyester để áo nhanh khô giữa hai ca. Khi đặt may, nên buộc xưởng ghi con số phần trăm từng loại sợi và số gsm vào phụ lục hợp đồng, thay cho cách viết chung là vải thun.

Ba điều khoản nữa nên có: toàn đơn dùng chung một lô nhuộm, xưởng giữ lại rập và mã màu trong một khoảng thời gian xác định để đặt bổ sung, và sản phẩm giao kèm nhãn bảo quản đúng loại vải. Bộ ký hiệu trên nhãn theo tiêu chuẩn ISO 3758 chỉ bao gồm giặt dân dụng và giặt chuyên nghiệp, không bao gồm giặt công nghiệp. Quán gửi đồng phục cho dịch vụ giặt công nghiệp cần báo rõ loại vải cho bên giặt thay vì để họ đoán.

Cuối cùng, hãy yêu cầu một bộ mẫu hoàn chỉnh và cho một nhân viên mặc thử đủ một ca trước khi duyệt đại trà. Các lỗi như tay áo vướng khi đánh sữa, cổ áo cọ vào gáy hay túi tạp dề đặt quá thấp chỉ lộ ra khi đứng quầy thật, không lộ ra khi ngắm ảnh mẫu.

Màu Sắc Và Thiết Kế Bám Theo Bộ Nhận Diện

Màu áo nên bám theo bộ nhận diện sẵn có của quán thay vì chọn theo sở thích riêng. Tông trầm và tối được ưa dùng vì ít lộ vết cà phê và sữa bắn lên áo trong ca làm. Về kiểu dáng, ưu tiên thiết kế đơn giản, gọn tay áo để không vướng khi pha chế. Các kiểu thường gặp là áo cổ tròn, áo polo tay ngắn hoặc tay dài và áo sơ mi cho vị trí thu ngân.

Hầu hết quán cafe hiện nay đều xây một bộ nhận diện riêng, và áo đồng phục là phần dễ thấy nhất của bộ nhận diện đó. Kiểu được dùng nhiều nhất vẫn là áo thun đồng phục in logo hoặc slogan, vì dễ mặc, dễ giặt và không tạo khoảng cách với khách. Một số quán cách tân thêm về mẫu cổ hoặc phối màu tay áo để khác biệt với đối thủ ngay trên cùng con phố.

Giữ Đồng Bộ Khi Mở Thêm Chi Nhánh

Đây là lúc phần lớn quán gặp rắc rối. Đặt đơn thứ hai cách đơn đầu vài tháng gần như luôn lệch tông, và khách đến hai chi nhánh trong cùng một tuần sẽ nhận ra. Cách tránh là mua dư vải ngay từ đơn đầu và gửi xưởng giữ, hoặc chấp nhận thay toàn bộ đồng phục cả chuỗi mỗi lần mở điểm mới thay vì đắp vá từng đợt.

Vấn đề thứ hai là bảng size. Mỗi chi nhánh thường tự khảo sát theo một cách, nên cùng chữ L ở hai nơi lại ra hai chiếc áo khác nhau. Hãy làm một bộ áo mẫu đủ các size, gửi về từng điểm để nhân viên thử trực tiếp rồi mới chốt số lượng. Cách này tốn một lần chi phí nhưng dùng được cho mọi đợt đặt về sau.

Các chuỗi lớn thường đặt chung một đơn với hạng mục đồng phục nhà hàng khách sạn để đồng bộ mã màu vải giữa các bộ phận. Với quán độc lập, chỉ cần lưu mã màu, mã vải và file logo vào một thư mục chung là đủ để đợt sau không phải bắt đầu lại từ con số không.

Bảng Tên Và Phù Hiệu Cho Nhân Viên Quán

Bảng tên là món rẻ nhất trong cả bộ nhưng tạo khác biệt rõ rệt về cảm nhận phục vụ, vì khách gọi được đúng tên thay vì gọi trống không. Ba kiểu thường dùng là bảng nhựa gắn kim cài, bảng nam châm và tên thêu trực tiếp lên áo. Kim cài rẻ và đổi tên dễ nhưng để lại lỗ nhỏ trên vải sau vài tháng; nam châm không hại vải nhưng dễ rơi khi nhân viên cúi người lau bàn.

Thêu trực tiếp bền và đẹp nhất, nhưng chỉ hợp với quán có nhân sự ổn định, vì chiếc áo thêu tên không chuyển lại được cho người khác. Với quán có tỉ lệ nhân viên thời vụ cao, kiểu bảng rời gần như luôn kinh tế hơn. Một cách dung hoà nhiều quán đang dùng là thêu logo quán lên áo và để tên ở bảng rời.

Vị trí đặt cũng cần chốt trước. Bảng tên nên nằm ở ngực bên phải nếu tạp dề có yếm cao che mất ngực trái, và phải nằm trên đường dây yếm chứ không bị dây che. Đây là chi tiết chỉ lộ ra khi mặc đủ bộ, nên hãy kiểm ngay ở buổi thử mẫu thay vì đặt bảng tên theo mặc định.

Chi Phí Phát Sinh Hay Bị Bỏ Sót

Báo giá thường chỉ tính tiền áo, trong khi thực tế còn ít nhất bốn khoản nữa. Khoản đầu tiên là phí làm rập và làm mẫu, thường được miễn nếu đơn đủ lớn nhưng tính riêng với đơn nhỏ. Khoản thứ hai là phí khuôn in, tính theo số màu chứ không theo số áo, nên một mẫu logo bốn màu đắt hơn hẳn logo một màu dù cùng số lượng.

Khoản thứ ba là phí đặt màu vải ngoài bảng màu có sẵn. Nếu bộ nhận diện của quán dùng một tông đặc biệt, xưởng phải nhuộm riêng và thường yêu cầu số mét tối thiểu, cao hơn nhiều so với nhu cầu thật của một quán. Trong trường hợp đó, chọn tông gần nhất trong bảng màu sẵn có là quyết định hợp lý hơn về chi phí.

Khoản cuối là hàng dự phòng. Nhiều quán bỏ qua khoản này để tiết kiệm rồi phải đặt lẻ vài chiếc sau đó với đơn giá cao hơn và màu lệch. Cộng đủ bốn khoản ngay từ lúc so báo giá sẽ cho con số thật, và không hiếm trường hợp nhà cung cấp có giá áo cao hơn lại rẻ hơn khi tính trọn gói.