Áo khoác đồng phục công ty đặt may theo yêu cầu khác hàng may sẵn ở chỗ doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về chất lượng lô hàng. Không có cửa hàng nào để đổi trả, chỉ có hợp đồng và biên bản nghiệm thu. Bài viết này đi theo trục đó: hồ sơ phải chốt trước khi xưởng cắt vải, cách giữ mẫu đối, cách nghiệm thu khi hàng về, và những lỗi cần bắt ngay lúc mở thùng.

Đặt May Riêng Giải Quyết Được Gì Mà Hàng Có Sẵn Không Làm Được

Hàng may sẵn có lợi thế giao ngay, phù hợp khi cần gấp vài chục chiếc. Nhưng khi đồng phục phục vụ mục đích nhận diện, sản xuất hàng loạt sinh ra ba vấn đề quen thuộc: trùng mẫu với doanh nghiệp khác, màu vải lệch so với màu thương hiệu, và thiếu cỡ cho những người ngoại cỡ.

Đặt may khắc phục được cả ba, đồng thời cho phép bổ sung những chi tiết chỉ đơn vị của bạn cần: túi trong đựng thẻ nhân viên, khóa kéo hai chiều để thao tác được khi đang đeo đai an toàn, hoặc chỗ luồn dây bộ đàm trên vai.

Đổi lại, người đặt nhận thêm phần việc mà mua hàng sẵn không có: phải mô tả được sản phẩm mình muốn bằng văn bản, và phải có căn cứ để nói lô hàng đạt hay không đạt. Toàn bộ phần còn lại của bài này nói về hai việc đó.

Bộ Hồ Sơ Kỹ Thuật Phải Chốt Trước Khi Xưởng Cắt Vải

Sau khi xưởng đã trải vải và cắt, mọi thay đổi đều tốn tiền và tốn ngày. Vì vậy bốn tài liệu sau nên được ký xác nhận trước, chứ không trao đổi miệng qua điện thoại.

Bản vẽ kỹ thuật có chú thích: hình mặt trước, mặt sau, kèm mũi tên chỉ từng chi tiết. Bản vẽ này là thứ xưởng nhìn vào khi có tranh luận.
Bảng thông số thành phẩm: ghi số đo từng cỡ ở các vị trí đo, kèm dung sai cho phép. Không có dung sai thì không thể kết luận một chiếc áo là sai cỡ.
Mã màu và mẫu vải gốc: gửi mã màu hoặc file thiết kế thay vì mô tả xanh dương đậm. Kèm theo hai miếng vải mẫu cùng lô, mỗi bên giữ một miếng.
Danh mục phụ liệu: ghi rõ loại khóa kéo, loại chỉ, loại nút, loại nhãn. Phụ liệu là chỗ dễ bị thay ngầm nhất vì nó nhỏ và khó nhận ra.

Riêng phần vải, cần ghi thêm một câu vào hợp đồng: toàn bộ đơn hàng nhuộm trong cùng một lô vải. Hai lô nhuộm khác nhau có thể lệch màu nhẹ, không ai nhận ra khi cầm từng chiếc, nhưng lộ ngay khi cả tập thể đứng cạnh nhau chụp ảnh.

Nếu đơn hàng có dải phản quang cho tổ làm ca đêm, phần đó nên được tách thành một dòng riêng trong hồ sơ, kèm yêu cầu về loại dải và vị trí đặt. Đây không phải chi tiết trang trí, và nếu công việc thực sự cần nhận diện ban đêm thì phải cấp riêng áo phản quang chứ không dựa vào vài đường viền trên áo khoác.

Mẫu Đối: Hai Chiếc Áo Giống Nhau Giữ Ở Hai Bên

Mẫu duyệt là chiếc áo hoàn chỉnh, có đủ logo và đủ phụ liệu, làm trước khi chạy hàng loạt. Cách dùng đúng là làm hai chiếc giống hệt nhau: mỗi bên giữ một chiếc, cùng ký và gắn nhãn niêm phong.

Chiếc ở phía doanh nghiệp là vật đối chiếu khi hàng về. Không có nó, mọi tranh luận về sắc màu hay độ dày vải đều trở thành chuyện cảm tính giữa hai bên.

Trước khi ký duyệt mẫu, nên giặt thử chiếc mẫu hai lần theo đúng cách nhân viên sẽ giặt ở nhà, rồi xem lại bốn thứ: hình in có nứt không, chỉ thêu có xù không, thân áo có co lại không, và màu có phai so với miếng vải mẫu không. Một chiếc mẫu chưa giặt lần nào không nói được gì về chiếc áo sau sáu tháng.

Ghi luôn vào biên bản duyệt mẫu ngày tháng, tên người ký hai bên, và danh sách những điểm đã yêu cầu sửa so với bản vẽ. Phần danh sách sửa là thứ rơi rụng nhiều nhất giữa bàn duyệt mẫu và chuyền may hàng loạt.

Nghiệm Thu Lô Hàng Bằng Cách Lấy Mẫu Chứ Không Đếm Từng Chiếc

Với đơn vài trăm chiếc, kiểm toàn bộ là không khả thi về thời gian, còn kiểm qua loa vài chiếc trên mặt thùng thì không có giá trị. Cách làm giữa hai thái cực là lấy mẫu theo một quy tắc định trước.

Nguyên tắc này đã được chuẩn hóa quốc tế. Bộ ISO 2859-1 về lấy mẫu kiểm tra theo thuộc tính đưa ra các sơ đồ lấy mẫu sắp theo giới hạn chất lượng chấp nhận, dùng cho việc kiểm tra từng lô một. Ý tưởng cốt lõi rất dễ áp dụng ngay cả khi không mua trọn bộ tiêu chuẩn.

Thứ nhất, số chiếc lấy ra kiểm phụ thuộc cỡ lô, nhưng không tăng theo tỷ lệ thẳng. Lô gấp đôi không có nghĩa phải kiểm gấp đôi số chiếc.

Thứ hai, phải thống nhất trước số lỗi tối đa còn chấp nhận được trong số chiếc đem kiểm. Con số này phải nằm trong hợp đồng, thoả thuận sau khi hàng đã về thì không còn ý nghĩa.

Thứ ba, phân lỗi thành hai nhóm và để hai ngưỡng khác nhau. Nhóm lỗi nặng gồm sai cỡ, sai màu, sai logo, khóa hỏng: ngưỡng nên rất thấp. Nhóm lỗi nhẹ gồm chỉ thừa, đường may hơi lệch: ngưỡng rộng hơn được.

Lấy mẫu phải rải đều qua nhiều thùng và nhiều cỡ số, không dồn vào một thùng cho tiện. Các cỡ ít người mặc thường được cắt cuối cùng, lúc thợ đã mệt và vải đã gần hết khổ, nên đó chính là chỗ hay có vấn đề.

Bảy Lỗi Hay Gặp Khi Mở Thùng Áo Khoác Đồng Phục Công Ty

Lệch màu giữa các thùng: xếp vài chiếc từ mỗi thùng cạnh nhau dưới ánh sáng tự nhiên, đừng so dưới đèn vàng trong kho.
Logo lệch vị trí: đo khoảng cách từ logo tới đường may vai và tới đường khóa kéo, so với chiếc mẫu đối.
Cỡ không đồng nhất trong cùng một size: đo hai chiếc cùng ghi cỡ L lấy từ hai thùng khác nhau.
Khóa kéo sạn hoặc kẹt: kéo lên xuống hết hành trình ba lần trên mỗi chiếc đem kiểm, kể cả khóa túi.
Đường may cuối bỏ lại chỉ thừa: lỗi nhỏ nhưng nhiều, và là dấu hiệu khâu kiểm cuối chuyền ở xưởng đang bỏ trống.
Nhãn cỡ số gắn sai: kiểm tra chéo giữa nhãn cổ và số đo thực tế, vì phát nhầm cỡ gây rắc rối cho cả phòng nhân sự.
Thiếu hoặc thừa số lượng theo từng cỡ: đếm theo bảng đăng ký ban đầu chứ không chỉ đếm tổng.

Ghi biên bản ngay tại chỗ, chụp ảnh từng lỗi kèm thước đo đặt cạnh. Ảnh không có thước rất khó dùng làm căn cứ khi trao đổi lại với xưởng.

Điều Khoản Nên Có Trong Hợp Đồng Đặt May Đồng Phục

Phần lớn rắc rối giữa doanh nghiệp và xưởng may không đến từ ý định xấu mà từ việc không ai viết ra trước. Năm điều khoản nên có:

Căn cứ nghiệm thu: nêu rõ mẫu đối và bảng thông số thành phẩm là căn cứ duy nhất, kèm số lượng lấy mẫu và ngưỡng lỗi cho từng nhóm.
Xử lý khi lô không đạt: phân biệt rõ trường hợp sửa lại, trường hợp may bù và trường hợp giảm trừ, kèm thời hạn cho mỗi trường hợp.
Đổi cỡ số sau khi giao: ghi rõ thời hạn nhận đổi và phần trăm được đổi trên tổng số áo; nhân sự mặc thử rồi mới biết chật là chuyện bình thường.
Giữ rập và file thêu: ghi rõ xưởng lưu rập bao lâu để đợt sau may bù không lệch dáng so với đợt đầu.
Bảo hành đường may và khóa kéo: một mốc thời gian ngắn cũng đủ để lộ các lỗi do tay nghề, vì chúng xuất hiện trong những tuần đầu mặc.

Một mẹo nhỏ giúp đợt sau nhẹ hơn hẳn: lưu toàn bộ hồ sơ đợt này thành một thư mục có tên theo năm, gồm bản vẽ, bảng thông số, ảnh mẫu đối và biên bản nghiệm thu. Đợt sau chỉ cần gửi lại thư mục đó là xưởng hiểu ngay phải làm gì.

Khi doanh nghiệp đặt nhiều nhóm trang phục cùng lúc, nên gom về một đầu mối để bảng cỡ số và tông màu dùng chung cho cả bộ. Các nhóm hàng thuộc phạm vi may đồng phục công ty thường được chốt chung một lần sẽ tiết kiệm được cả chi phí làm rập lẫn thời gian duyệt mẫu.

Câu Hỏi Của Bộ Phận Hành Chính Nhân Sự

Số Lượng Tối Thiểu Để Đặt May Riêng Là Bao Nhiêu?

Thông thường từ vài chục chiếc trở lên mới đủ điều kiện đặt may riêng. Dưới mức đó, chi phí làm rập, khung in và file thêu phân bổ trên mỗi chiếc sẽ cao, nên cân nhắc chọn mẫu có sẵn rồi thêm logo.

Không Có Người Biết Nghề May Thì Nghiệm Thu Kiểu Gì?

Phần lớn lỗi nặng đều bắt được bằng thước dây và bằng chiếc mẫu đối, không cần kiến thức may. Chỉ cần đo đúng các vị trí ghi trong bảng thông số và so với dung sai đã thoả thuận.

Xưởng Báo Thiếu Vải Phải Đổi Sang Lô Khác Thì Xử Lý Sao?

Yêu cầu gửi miếng vải của lô mới để đặt cạnh miếng mẫu đang giữ, xem dưới ánh sáng tự nhiên trước khi đồng ý. Nếu buộc phải dùng hai lô, hãy chia theo bộ phận để những người đứng cạnh nhau hằng ngày mặc cùng một lô.

Có Nên Trả Hết Tiền Khi Nhận Hàng Không?

Nên giữ lại một phần cho tới khi hoàn tất nghiệm thu và xử lý xong phần đổi cỡ số. Điều này nên ghi trong hợp đồng ngay từ đầu thay vì đề nghị vào lúc giao hàng.

Mẫu Đối Giữ Trong Bao Lâu?

Giữ ít nhất tới khi đợt đặt tiếp theo được nghiệm thu xong, vì chiếc áo đó cho biết đợt trước trông như thế nào rõ hơn mọi tấm ảnh chụp lại. Cất trong túi kín, tránh ánh nắng để màu không bạc theo thời gian.