Câu hỏi đầu tiên của mọi đơn đồng phục không phải chọn màu gì, mà là mua hàng có sẵn theo bảng size hay đặt may theo số đo. Chọn sai hướng ngay từ bước này kéo theo toàn bộ những rắc rối về sau. Bài này đưa ra các căn cứ cụ thể để quyết định nên may sẵn hay đặt may đồng phục cho từng trường hợp.
Hai Cách Mua Khác Nhau Ở Khâu Nào
Hàng may sẵn được sản xuất trước theo một bảng size cố định; người mua chọn size và nhận hàng ngay. Đặt may thì ngược lại: gửi số đo và yêu cầu trước, xưởng cắt vải sau. Khác biệt căn bản nằm ở chỗ ai chịu rủi ro khi số đo không khớp, và ai chịu rủi ro khi hàng tồn không bán được.
Với hàng may sẵn, bạn được cầm sản phẩm thật trước khi trả tiền — sờ vải, soát đường may, mặc thử. Với đặt may, bạn chỉ thấy thành phẩm khi cả lô đã xong, trừ khi yêu cầu may một bộ mẫu duyệt trước. Bước duyệt mẫu đó nên là điều kiện bắt buộc trong hợp đồng.
Bảng Size Phổ Thông Phủ Được Bao Nhiêu Phần Nhân Sự
Đây là con số quyết định, và nó khác nhau ở mọi doanh nghiệp. Cách đo rất đơn giản: xin nhà cung cấp một dải áo đủ cỡ, cho toàn bộ nhân sự mặc thử, rồi đếm xem bao nhiêu người tìm được size vừa. Đếm xong mới bàn tới giá, vì nếu tỉ lệ phủ thấp thì mọi phép so giá đều vô nghĩa.
Những người nằm ngoài dải size có ba cách xử lý: đặt may riêng cho riêng họ, mua size lớn hơn rồi sửa, hoặc đổi sang đặt may cả lô. Sửa áo chỉ khả thi ở thân và ống tay; phần vai gần như không sửa được. Vì vậy nếu nhiều người lệch ở vai, hãy bỏ luôn phương án mua sẵn.
Phép đếm đó chính xác hơn nếu ghi lại số đo thay vì ghi cảm nhận vừa hay không vừa. Với mỗi người, lấy ba trị số: rộng vai đo trên lưng giữa hai mỏm vai, vòng ngực đo ngang chỗ đầy nhất, dài tay đo từ mỏm vai xuống nếp gấp cổ tay. Đối chiếu ba trị số đó với bảng số của bên bán sẽ cho biết ai nằm trong dải, ai nằm ngoài, và quan trọng hơn là lệch ở số đo nào — lệch vòng ngực còn xử lý được, lệch rộng vai thì hết cách.
Khi Thời Gian Là Ràng Buộc Lớn Nhất
Khai trương điểm bán, hội chợ, sự kiện kỷ yếu hay một đợt tuyển dụng đột xuất đều không chờ được lịch chuyền của xưởng. Trong những trường hợp này, hàng có sẵn cộng thêm công đoạn in hoặc thêu logo là giải pháp thực tế duy nhất, và cũng không có gì phải ngại nếu kiểm hàng cẩn thận.
Cạm bẫy ở đây là phần in thêu. Nhiều nơi bán hàng có sẵn nhưng gửi áo đi nơi khác để in, và thời gian thực tế dài hơn lời hứa. Hãy hỏi rõ công đoạn in được làm ở đâu và yêu cầu thử một chiếc trước, kể cả khi đang gấp. Một chiếc in hỏng nhân lên cả lô là tình huống không còn thời gian sửa.
Cách chặn rủi ro ở khâu này là chốt quy cách bằng số ngay lúc đặt: kích thước hình in tính bằng milimet theo cả chiều rộng lẫn chiều cao, khoảng cách tính từ đường may vai tới cạnh trên của hình in, khoảng cách tính từ nẹp áo sang ngang, và mã màu của mực hoặc của chỉ. In thử một chiếc rồi đo lại đúng bốn thông số đó mất chưa tới nửa ngày, và nó bắt được gần hết các lỗi lệch vị trí vốn chỉ lộ ra khi cả lô đã xong.
Khi Màu Nhận Diện Bắt Buộc Phải Đúng
Hàng có sẵn chỉ có những màu nhà sản xuất đã làm. Nếu doanh nghiệp cần đúng một sắc độ trong bộ nhận diện, khả năng tìm được đúng màu trong kho là không cao. Lúc đó đặt may không phải là lựa chọn sang trọng mà là bắt buộc, vì cả bộ nhận diện được xây quanh màu đó.
Trường hợp dung hoà: giữ thân áo lấy từ hàng có sẵn ở màu trung tính, và đặt riêng một món nhỏ đúng màu nhận diện — tạp dề, nơ cổ, mũ hoặc dải viền. Cách này vừa nhanh vừa giữ được màu đúng, và khi công ty đổi nhận diện thì chỉ phải thay món nhỏ.
Chi Tiết Chức Năng Không Có Trong Hàng Có Sẵn
Một số yêu cầu công việc không thể mua sẵn: túi hộp đựng thiết bị đo, vòng đeo dụng cụ, nẹp phản quang đặt đúng vị trí, hoặc khoá kéo chịu lực ở vị trí đặc biệt. Những chi tiết này gắn với thao tác hằng ngày của người mặc và không thể gắn thêm sau khi áo đã may xong.
Với nhóm hiện trường, yêu cầu bảo hộ còn đi kèm tính năng bảo vệ cụ thể. Đây không phải lĩnh vực để tự sáng tạo: cần chọn từ nhóm quần áo bảo hộ cho nhóm hiện trường đã được thử nghiệm kèm chứng chỉ tương ứng, thay vì yêu cầu xưởng may thêm chi tiết lên một chiếc áo thường.
Tính Chi Phí Theo Vòng Đời Thay Vì Theo Giá Mua
Hàng có sẵn thường rẻ hơn ở lần mua đầu vì được sản xuất hàng loạt. Nhưng con số đáng so là chi phí chia cho số tháng sử dụng thực tế. Một chiếc áo không vừa khiến người mặc tự bỏ ra sau vài tuần thì chi phí thực tế là toàn bộ số tiền đã bỏ, không phải một phần.
Cần đưa vào phép tính cả chi phí sửa, chi phí đặt bù giữa năm và chi phí lệch màu khi phải mua thêm đợt sau. Khi mua hàng có sẵn từ nguồn chưa quen, nên hỏi thêm giấy tờ về vải, chẳng hạn chứng nhận OEKO-TEX STANDARD 100, vì hàng sẵn thường đi qua nhiều khâu trung gian hơn hàng đặt may.
Muốn quy về số chu kỳ giặt thì phải kèm tên quy trình. Hai bộ quy trình chuẩn hoá đang được dùng song song: ISO 6330 cho giặt và làm khô gia dụng, với 16 quy trình giặt trên máy trục ngang cửa trước, 12 quy trình trên máy trục đứng có trục khuấy, 7 quy trình trên máy trục đứng mâm giặt và 6 quy trình làm khô; còn ISO 15797 cho giặt công nghiệp, gồm 8 quy trình giặt cùng 2 chế độ làm khô. Một số liệu tuổi thọ chỉ đặt cạnh nhau được giữa hai chào giá khi cả hai cùng dựa trên một bộ quy trình.
Ghép Hai Cách Trong Cùng Một Đơn Hàng
Phần lớn doanh nghiệp không cần chọn một trong hai. Cách làm phổ biến là mua sẵn cho nhóm đông và có số đo phổ thông, đặt may cho nhóm nhỏ có yêu cầu riêng hoặc số đo đặc biệt. Điều kiện để ghép được là hai phần phải cùng mã vải và cùng lô nhuộm, nếu không sẽ thành hai nhóm nhìn khác nhau.
Muốn làm được điều đó, phải đặt cả hai phần ở cùng một nhà cung cấp và cùng một đợt. Hãy hỏi trước xem nơi bán nhóm đồng phục may sẵn có nhận cắt may bổ sung theo số đo từ chính loại vải đó hay không. Nếu không, phương án ghép này không khả thi và nên chuyển hẳn sang đặt may đồng phục theo số đo cho toàn bộ.
Nếu phải chốt nhanh, hãy trả lời bốn câu sau theo thứ tự: bao nhiêu phần nhân sự nằm trong dải size phổ thông; màu nhận diện có bắt buộc đúng tuyệt đối không; công việc có đòi chi tiết chức năng nào không; và ngày cần nhận hàng cách đây bao lâu. Bốn câu trả lời đó gần như luôn chỉ ra một hướng rõ ràng.
Đặt Bổ Sung Sau Nửa Năm Thì Phương Án Nào Dễ Hơn
Đây là phép thử thật sự phân biệt hai cách mua, và nó chỉ lộ ra sau lần đặt đầu tiên. Với hàng có sẵn, việc mua thêm phụ thuộc vào chuyện nhà cung cấp còn giữ mã đó trong danh mục hay không; các mã bán chậm thường bị bỏ sau một hai mùa. Với hàng đặt may, chỉ cần xưởng còn giữ rập và còn mua được vải là làm tiếp được.
Ngược lại, hàng đặt may lại vướng ở số lượng tối thiểu. Bổ sung năm hay mười chiếc thường không đủ để xưởng mở chuyền, nên giá mỗi chiếc đội lên hoặc đơn bị từ chối. Hàng có sẵn không có rào cản này: mua một chiếc cũng được, miễn là kho còn cỡ cần.
Vì vậy câu hỏi nên đặt ngay từ đơn đầu tiên là bao lâu nữa sẽ cần bổ sung và bổ sung khoảng bao nhiêu. Doanh nghiệp có biến động nhân sự lớn nên nghiêng về hàng có sẵn hoặc yêu cầu xưởng giữ rập kèm cam kết nhận đơn nhỏ. Doanh nghiệp ổn định thì đặt may một lần rồi mua dự phòng luôn trong đợt đó.
Một cách phòng xa rẻ tiền: mua dư vải cùng lô ngay từ đầu và gửi xưởng giữ. Vải chiếm ít chỗ hơn áo thành phẩm, không lo lệch cỡ theo thời gian, và giải quyết được cả hai rủi ro nói trên. Điều cần thoả thuận là phí lưu giữ và thời hạn xưởng cam kết giữ hộ.
Trường hợp doanh nghiệp đã lỡ mua hàng có sẵn từ một nguồn nay không còn mã đó, vẫn còn một lối ra: mang chiếc áo cũ tới xưởng để làm rập ngược. Cách này cho ra sản phẩm gần giống nhưng hiếm khi trùng tuyệt đối về vải và về màu, nên chỉ nên dùng để bù cho một nhóm nhỏ chứ không dùng cho cả đợt.
Về mặt sổ sách, hai phương án cũng khác nhau. Hàng có sẵn thường được mua theo từng lần và ghi vào chi phí trong kỳ; hàng đặt may cho cả tổ chức hay được lập thành một dự án có tạm ứng và nghiệm thu. Bộ phận kế toán nên được hỏi ý ngay từ đầu, vì cách ghi nhận ảnh hưởng tới thời điểm được duyệt chi.
Một cách dung hoà hay dùng là đặt may cho nhóm tiếp xúc khách hàng và mua sẵn cho nhóm làm nội bộ. Hai nhóm này khác nhau về mức độ cần chuẩn xác của nhận diện, nên không có lý do bắt cả công ty theo chung một cách mua. Điều kiện duy nhất là màu của hai nhóm phải được duyệt cùng lúc trên cùng một tấm mẫu.
